Aydınlatma Metni

Dijital Otel Yönetim Bilişim Sistemleri A.Ş. (Europrotel) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) madde 10 ve ilgili mevzuat uyarınca, kişisel verilerinizin işlenmesi konusunda sizleri bilgilendirme yükümlülüğümüz bulunmaktadır. İşbu Aydınlatma Metni, Europrotel’in www.europrotel.com web sitesi üzerinden veya diğer iletişim kanalları aracılığıyla topladığı kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiğini, kimlerle paylaşıldığını, toplama yöntemimizi, hukuki sebeplerimizi ve KVKK kapsamındaki haklarınızı açıklamaktadır.

Veri Sorumlusunun Kimliği

KVKK anlamında veri sorumlusu, Dijital Otel Yönetim Bilişim Sistemleri A.Ş.’dir.

• Adres: Kültür Mah, Şevket Özçelik Sk. No:30/6 Erel Apartmanı Alsancak/İZMİR, TÜRKİYE
• Telefon: +90 212 347 8052 / +90 232 463 7920
• E-posta: bilgi@www.europrotel.com

Şirketimiz Europrotel markası ile faaliyet göstermekte olup, kişisel verilerinizle ilgili her türlü işlemde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmektedir.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Toplanan kişisel verileriniz, Europrotel tarafından aşağıdaki amaçlarla Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:

• Hizmet Sunumu ve Takibi: Web sitemiz üzerinden ilettiğiniz destek taleplerinin ve demo isteklerinin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması; talebinizle ilgili sizinle iletişime geçilmesi. Örneğin, bir ürünümüzün demosunu talep ettiyseniz, randevu oluşturmak ve size demo sunumu yapmak amacıyla iletişim bilgileriniz kullanılacaktır.
• Müşteri İlişkileri ve İletişim: Mevcut veya potansiyel müşterilerimizle iletişimde kalınması, sorularınızın yanıtlanması, güncellemelerin paylaşılması. Tarafımıza sağladığınız telefon veya e-posta bilgileri vasıtasıyla, talebiniz doğrultusunda veya hizmetlerimize ilişkin önemli bilgilendirmelerde bulunmak amacıyla sizinle telefon, e-posta veya çevrimiçi toplantı yoluyla irtibat kurabiliriz.
• Kalite ve Eğitim: Telefon aracılığıyla bizimle iletişime geçmeniz durumunda, hizmet kalitesini artırmak, iç denetim yapmak ve çalışanlarımıza eğitim vermek amaçlarıyla çağrı kayıtları alınabilmektedir. (Görüşme başlamadan önce sizi kayıt konusunda bilgilendiren bir uyarı duyacaksınız.) Bu kayıtlar aynı zamanda ileride çıkabilecek uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi için de saklanmaktadır.
• Pazarlama ve Tanıtım: Ürün ve hizmetlerimiz hakkında sizi bilgilendirmek, yeni özellik ve kampanyalardan haberdar etme amacıyla, e-posta bültenleri veya telefon aramaları yoluyla pazarlama iletişimi gerçekleştirmek. Bu tür iletiler, açık rızanıza dayalı olarak gönderilir; dilediğiniz zaman bu iletişimleri almayı reddedebilirsiniz.
• Yasal Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi: Mevzuattan doğan yükümlülüklerimizi yerine getirmek (örneğin, Vergi Usul Kanunu gereği faturalarda kimlik bilgilerinizi kullanmak), resmi makamların usulüne uygun bilgi taleplerine yanıt vermek veya yasal süreçlerde haklarımızı savunmak amaçlarıyla kişisel verilerinizi işleyebiliriz.
• Güvenlik ve Kötüye Kullanımın Önlenmesi: Web sitemizin ve bilişim sistemlerimizin güvenliğini sağlamak, olası yetkisiz veya kötü niyetli kullanımları tespit etmek. Örneğin, Siteye yapılan girişlerin log kayıtlarını tutarak ve çerezler aracılığıyla kullanıcı tercihlerini izleyerek sistem güvenliğini izlemekteyiz. Bu veriler, meşru menfaatlerimiz gereği, kullanıcı deneyimini geliştirme ve dolandırıcılık faaliyetlerini önleme amaçlarıyla işlenmektedir.

Yukarıda belirtilen amaçlar dışında, kişisel verileriniz herhangi bir şekilde işlenmez. Verilerinizin işlenme amacı değişecek olursa, bu duruma ilişkin ek bir aydınlatma ve gerekirse rıza alınması söz konusu olacaktır.

İşlenen Kişisel Veriler ve Toplanma Yöntemi

Europrotel tarafından işlenen başlıca kişisel veriler ve bunların toplanma yöntemleri aşağıdaki gibidir:

• Kimlik ve İletişim Bilgileri: Ad, soyad, şirket adı, telefon numarası, e-posta adresi gibi bilgiler, web sitemizdeki iletişim formları aracılığıyla veya telefon/e-posta yoluyla doğrudan sizlerin beyanı ile toplanır.
• Talep/İçerik Bilgileri: İletmiş olduğunuz destek talebinin içeriği, mesajınızın konusu ve detayları, tercih ettiğiniz demo tarihi vb. bilgiler, form doldururken veya bizimle iletişime geçtiğinizde tarafınızca sağlanır.
• İşlem Güvenliği Bilgileri: Web sitemizi ziyaretiniz sırasında IP adresiniz, tarayıcı bilgileriniz, çerez verileriniz gibi bilgiler otomatik yollarla toplanır. Bu veriler çerezler ve benzeri teknikler yoluyla elde edilir (detaylar için bkz. Çerez Politikası).
• Görsel/İşitsel Kayıtlar: Telefon ile arama yaptığınızda alınan ses kayıtları, çağrı merkezi sistemlerimiz aracılığıyla dijital ortamda tutulur. Ayrıca ofislerimizi ziyaret ederseniz, bina güvenlik kameralarınca alınan görüntüler de güvenlik amaçlarıyla kaydedilir.
• Diğer Bilgiler: Europrotel ile yapacağınız sözleşme veya yazışmalar kapsamında TC kimlik numarası, vergi numarası, imza gibi ilave kişisel veriler talep edilebilir ve fiziksel ya da dijital ortamda sizden temin edilebilir.

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen yöntemlerle otomatik veya otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır. Örneğin, online formlar aracılığıyla toplanan veriler otomatik yollarla (bilgi sistemleri vasıtasıyla) işlenirken, basılı formlarla ilettiğiniz bilgiler manuel olarak sistemlerimize girilebilir.

Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar ve Amaçları

Kişisel verileriniz, Europrotel bünyesinde kalmak kaydıyla temel olarak işlenmektedir. Ancak gerektiğinde ve Kanun’un izin verdiği hallerde aşağıdaki taraflarla paylaşım söz konusu olabilir:

• İş Ortakları ve Tedarikçiler: Destek taleplerinizin karşılanması veya talep ettiğiniz hizmetin sunulması için iş birliği yaptığımız iş ortakları veya hizmet aldığımız teknoloji tedarikçileri ile verileriniz paylaşılabilir. Örneğin, demo talebiniz kapsamında bir iş ortağımızın yazılımı entegre şekilde sunulacaksa, ilgili iş ortağımızla asgari düzeyde bilgi paylaşımı gerekebilir. Benzer şekilde, e-posta bülteni gönderimi için dışarıdan bir toplu e-posta hizmeti kullanılırsa, e-posta adresiniz bu hizmete aktarılabilir.
• Kanunen Yetkili Kurum ve Kuruluşlar: Kanunların gerektirmesi halinde veya yetkili bir makamın (mahkeme, savcılık, düzenleyici kurumlar gibi) talebi doğrultusunda, kişisel verileriniz ilgili kurumlarla paylaşılabilir. Bu kapsamda, örneğin bir yargı sürecinde mahkeme kararı ile istenen çağrı kayıtları veya log kayıtları yasal zorunluluk gereği sunulabilir.
• Grup Şirketleri: Europrotel’in bağlı bulunduğu grup şirketleri veya doğrudan/dolaylı iştirakleri ile ortak altyapı kullanımı, merkezi veri saklama veya konsolide raporlama gibi meşru menfaat gerektiren durumlarda verileriniz paylaşılabilir. Bu durumda, paylaşılan veriler sadece gerekli olduğu kadarıyla sınırlanır ve grup şirketleri de KVKK yükümlülüklerine uymakla sorumlu kılınır.
• Danışmanlar ve Yetkilendirilmiş Kişiler: Hukuki, mali veya teknik danışmanlarımıza (avukatlar, denetçiler, IT destek firmaları vb.) veya Şirket adına hareket eden yetkilendirilmiş personellere, görevlerini ifa edebilmeleri için gereken ölçüde verileriniz aktarılabilir. Bu kişiler, sözleşmesel olarak gizlilik ve veri koruma yükümlülüğü altındadır.

Yukarıda sayılanlar dışında, kişisel verileriniz üçüncü bir kişiye ancak açık rızanızın alınması şartıyla veya KVKK’da öngörülen diğer bir işleme şartına dayanıyorsa aktarılacaktır. Europrotel, her halükârda veri paylaşımlarında minimizasyon ilkesine riayet ederek, verilerin gizliliğini korumak adına gerekli teknik/idarî önlemleri alır.

Kişisel Veri Toplamanın Hukuki Sebepleri

Europrotel, kişisel verileri işlerken KVKK’daki hukuki işleme sebeplerine dayanır:

• Açık Rıza (KVKK m.5/1): Özellikle pazarlama iletişimi ve bülten gönderimi gibi konularda sizden açık rıza talep edilir. Rızanızı verdiğiniz ölçüde bu faaliyetler yürütülür; istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.
• Kanunlarda Açıkça Öngörülme (KVKK m.5/2-a): Bazı işlemler ilgili kanunlarda öngörüldüğü için yapılır (örneğin, muhasebe kayıtlarının tutulması).
• Fiili İmkansızlık Durumu (KVKK m.5/2-b): Hayati öneme sahip acil durumlarda (örneğin, ofisimizde bir sağlık acil durumu yaşanırsa) rızanız alınamıyorsa dahi sizin veya bir başkasının hayatını/beden bütünlüğünü korumak için veri işlenebilir.
• Sözleşmenin Kurulması veya İfası (KVKK m.5/2-c): Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait veriler işlenebilir. Örneğin, sizinle yapacağımız hizmet sözleşmesi için kimlik ve iletişim bilgilerinizin alınması bu kapsamdadır.
• Hukuki Yükümlülüğün İfası (KVKK m.5/2-ç): Şirketimizin tabi olduğu hukuki bir yükümlülüğü yerine getirmek için zorunlu veri işlemleri yapılır. Örneğin, adli mercilerin taleplerine yanıt vermek veya KVKK kapsamında veri sahibi başvurularını yanıtlamak gibi.
• Veri Sahibinin Alenileştirdiği Veri (KVKK m.5/2-d): Tarafınızca alenileştirilmiş (halka açık hale getirilmiş) kişisel veriler, alenileştirme amacına uygun şekilde işlenebilir. Örneğin, sosyal medyada herkese açık şekilde paylaştığınız ve Europrotel ile ilgili bir gönderide yer alan bir bilginizi, o platform üzerinden sizinle iletişime geçmek için kullanmamız gerekebilir.
• Meşru Menfaat (KVKK m.5/2-f): Temel haklarınıza zarar vermemek kaydıyla, Europrotel’in meşru menfaatleri için veri işlenmesi gerekli ise bu hukuki sebebe dayanılabilir. Örneğin, Site’nin güvenliğini sağlamak amacıyla log kayıtlarının tutulması ve olası saldırıların analiz edilmesi, Europrotel’in meşru menfaatine dayalı bir veri işleme faaliyetidir.

Veri Sahibinin KVKK Kapsamındaki Hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verisi işlenen gerçek kişiler (veri sahipleri) aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Yukarıdaki iki madde uyarınca yapılan işlemlerin, verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişi hakkında bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, KVKK madde 11 uyarınca veri sorumlusu olarak Europrotel’e iletebilirsiniz. Başvurularınızı, “Kişisel Verilerin Korunması Metni (KVKK)” bölümünde belirtilen yöntemlerle (yazılı dilekçe, e-posta vs. aracılığıyla) tarafımıza ulaştırabilirsiniz. Europrotel, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde başvurularınızı değerlendirecek ve ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.

Başvurunuzda; adınız, soyadınız, varsa temsilcinizin adı-soyadı, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaranız (yabancı iseniz pasaport numaranız), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, bildirime esas elektronik posta adresi veya telefon numaranız ile talep konunuzun bulunması gerekmektedir. Ayrıca konuya ilişkin bilgi ve belgeleri eklemeniz, talebinizi daha hızlı ve doğru değerlendirmemize katkı sağlayacaktır.

Haklarınızın kullanımıyla ilgili detaylı bilgiye ve başvuru formuna, Şirketimizin web sitesinde yer alan Kişisel Verilerin Korunması bölümünden ulaşabilirsiniz.

Aydınlatma Metni Hakkında

İşbu Aydınlatma Metni, en son [10.05.2025] tarihinde güncellenmiştir. Kanun ve ilgili mevzuatta meydana gelebilecek değişiklikler ve Europrotel’in kişisel veri işleme süreçlerinde olabilecek güncellemeler doğrultusunda bu metinde değişiklik yapma hakkımız saklıdır. Güncel metin, tarafımızca ilgili kanallarda (web sitesi vb.) yayımlandığı tarihte yürürlük kazanacaktır.

Kişisel verilerinizin işlenmesiyle ilgili sorularınız veya başvurularınız için bizimle her zaman iletişime geçebilirsiniz. Veri güvenliğinizi sağlamak ve gizliliğinize saygı duymak bizim önceliğimizdir.